Coraz więcej ludzi lubi spędzać weekendy bawiąc się w klubach muzycznych, zwłaszcza jeśli mogą posłuchać na żywo ulubionego artysty. Jednak mało osób zdaje sobie sprawę z tego, jaki ogrom pracy musi wykonać manager klubu, aby występ był udany. Jeśli dopiero zaczynasz w tym fachu i nie do końca wiesz, jak przygotować koncert od strony technicznej, to ten artykuł jest właśnie dla Ciebie! Gwarantujemy, że z pomocą naszych wskazówek uda Ci się wszystko dopiąć na ostatni guzik i to sporo przed czasem.
Cel, czyli podstawa pracy
Jeżeli pełnisz funkcję managera klubu, to najprawdopodobniej będziesz regularnie zajmował się organizacją koncertów, w związku z tym powinieneś określić cel, jaki będzie towarzyszył każdemu z nich. Zastanów się, jaki efekt chcesz uzyskać. Może to być przyciągnięcie nowych klientów, z innej niż dotychczasowa kategorii wiekowej, zwiększenie popularności klubu bądź jego dochodów itp. Rezultat, który chcesz osiągnąć będzie determinował Twoje kolejne poczynania i wpłynie na decyzję o tym, którego z artystów zaprosić, w jaki sposób zorganizować całą oprawę itp.
Bez planu działania ani rusz
Kolejna rzecz, którą powinieneś zrobić, to przygotować plan działania. Na początku dokładnie określ grupę docelową, dla której zostanie zorganizowana impreza i wybierz zespoły, które Twoim zdaniem spełnią ich preferencje. Postaraj się wybrać kapele, które cieszą się sporym zainteresowaniem (dotyczy to zarówno supportu, jak i głównego artysty wieczoru), bo tylko takie przyciągną widownię. Następnie wyznacz termin koncertu, skontaktuj się z artystą, by przedstawić mu swoją propozycję występu i dokładnie wypytaj czy w tym czasie nie gra koncertu gdzieś indziej.
Jeśli dopełnisz powyższych kwestii, możesz zabrać się za sporządzanie szczegółowego opisu wydarzenia, który będzie stanowił podstawę realizacji kolejnych zadań. Dzięki niemu łatwiej przekażesz ważne informacje organizacyjne swoim współpracownikom, sponsorom, patronatom medialnym. Przygotuj go w trzech wersjach: na użytek własny, dla pracowników oraz dla sponsorów/mediów. Naturalnie w każdym z nich zawrzyj wiadomości, które są istotne dla odbiorcy przekazu. Gdy i to uda Ci się zrobić, możesz zacząć planować kampanię promocyjną. Ustal jak dużym budżetem dysponujesz i z jakich środków reklamy chcesz skorzystać. Do dyspozycji masz reklamę on-line (np. udzielanie się na grupach i portalach społecznościowych), reklamę off-line (plakaty, ulotki) oraz patronat medialny (instytucje, które sponsorują i udostępniają własną przestrzeń reklamową w zamian za promowanie się w kontekście danego wydarzenia). Chcąc skorzystać z płatnych form reklamy, musisz koniecznie wycenić działania marketingowe, które zamierzasz wdrożyć w życie i przedstawić zestawienie w dziale finansowym. Dalej przychodzi czas na określenie budżetu.
Kilka słów o budżecie
Nie da się zorganizować dobrego koncertu bez poniesienia sporych wydatków, a Ty jako manager musisz je wszystkie uwzględnić i postarać się o to, aby wszystkie koszta udało się pokryć z kwoty, jaką dysponujesz. Dlatego też dokładnie spisz wszystkie transakcje, jakich będziesz musiał dokonać włącznie z wynagrodzeniem dla obsługi, wypożyczeniem sprzętu, takiego jak podesty sceniczne, dodatkowe nagłośnienie lub oświetlenie, wypłatą gaży zespołom, organizacją transportu, noclegu i wynajęciem cateringu, pokryciem warunków umowy oraz reklamą. Najlepiej, abyś przygotował sobie zarys struktury koncertu w formie schematu oraz harmonogram działań w postaci „check-listy”, bo dzięki nim łatwiej Ci będzie uwzględnić wszystkie wydatki i z pewnością o niczym nie zapomnisz.
Kluczowy moment – realizacja
Po dokonaniu wszelkich koniecznych ustaleń, przygotowaniu planów i ogólnego zarysu działań możesz wreszcie przystąpić do realizacji przedsięwzięcia. Zacznij od potwierdzenia wykonawców, dookreślenia z nimi warunków współpracy oraz terminu i miejsca koncertu. Jeśli sytuacja tego wymaga, prowadź telefoniczne i mailowe negocjacje, pamiętaj jednak o tym, by całą korespondencję archiwizować, tak byś mógł w późniejszym czasie do niej wrócić, na wypadek gdyby pojawiły się jakieś niejasności. Skup się również na pozyskaniu i przygotowaniu materiałów reklamowych. Poproś zespół o udostępnienie Ci logotypu, presspacków i oficjalnych zdjęć, które będziesz mógł wykorzystać w działaniach promocyjnych.
Następnie zajmij się kompletowaniem obsługi, przydzielaniem zadań do wykonania, drukiem biletów i sprawdzeniem stanu technicznego sali, na której odbędzie się występ. Koniecznie wypożycz podesty sceniczne (ofertę znajdziesz na stronie http://www.estrada.rybnik.pl/oferta/podesty-sceniczne), jeśli nie ma ich na miejscu, zadbaj o odpowiednie oświetlenie i sprawdź stan techniczny nagłośnienia, by w razie potrzeby skorzystać z pomocy techników lub dołożyć dodatkowe urządzenia. Poza tym zarezerwuj nocleg w hotelu i skontaktuj się z firmami, które zajmą się obsługą logistyczną i cateringiem. Na sam koniec wciel w życie powzięte działania reklamowe i spokojnie czekaj na dzień, w którym ma się odbyć koncert. Gwarantujemy, że jeśli postąpisz według powyższych wskazówek, wszystko pójdzie po Twojej myśli, a impreza odniesie ogromny sukces.